Ansvarsfördelning
Från UFS Wiki
Innehåll
|
1 Arbetsområden inom Styrelsen
1.1 Teknikansvar
Ansvarig: Daniel
Se till att följande fungerar:
- Hemsida
- Wiki
- Administration av googla apps
- Närvaroterminal och närvaroserver
- Datorn i kontoret
- Skrivaren
- Internet och trådlöshet i lokalen
- Projektor, ljud och Playstation 3
1.2 Uppdatera Hemsidan
Ansvarig: Tove
- Annonsering av möten
- Uppdatera hemsidan med information om vad som händer i distriktet, samt med kort beskrivning av hållna styrelsemöten
1.3 Wikin
Ansvarig: Kajsa
- Städa och strukturera
- Se till att allt ligger på rätt plats
1.4 Kalender
Ansvarig: Tove
- Uppdatera kalender med händelser i distriktet.
1.5 Info@
Ansvarig: Klas
- Ta emot, svara på samt vidarebefodra mail som kommer till vår kontakt
1.6 Protokoll
Ansvarig: Mötessekreterare
- Ansvara för att protokoll är skrivna och signerade före nästa styrelsemöte
1.7 Medlemskontakt
Ansvarig: Daniel
- Kommunicera med samt informera till distriktet hörande medlemmar/föreningar
1.8 Lokalen
1.8.1 Inventarier
Ansvarig: Tove och Anders
- Hålla koll på var olika saker finns i lokalen
- Se till att vi ej har slut på förbrukningsmaterial (tvål, papper, soppåsar, pennor, m.m.)
1.8.2 Nycklar
Ansvarig: Kajsa
- Ha koll på alla nycklar till lokalen samt veta vem som har vilken nyckel
- Se till att tillräckligt många nycklar finns tillgängliga
1.8.3 Städning
Ansvarig: Bea
- Se till att städrutinerna följs och är uppdaterade
1.9 Kassörsuppgifter
Ansvarig: Anders (huvudansvarig) och Bea
- Betalning av fakturor
- Bestridanden av felaktiga fakturor
- Betalning av BOE
- Överföringar mellan konton enl Likviditetspolicy
- Bokföring
- Fakturering (t ex bidrag som betalas ut till annan part där vi ska ha en del, eller projekt vi arrangerar åt FUF)
- Deklarationer
- Bokslut och budgetutfall
- Underlag till revisorn
- Rapporter till styrelsen
- Kontakt med banker - ändring av firmatecknare mm
- Löneadministration (ännu oklart om denna omfattas av kassörernas arbete)
- Rapporter till projektledare (ännu oklart om denna omfattas av kassörernas arbete)
1.10 Aktuella avtal
Ansvarig: Anders
- Hålla koll på samtliga aktuella avtal samt veta hur man använder dem (innefattar avtalet med SJ)
1.11 Kallelser till möten
Ansvarig: Tove (huvudansvarig) och Kajsa
- Se till att kallelse går ut på UFS-listan senast en vecka före varje styrelsemöte
1.12 Dagordning
Ansvarig: Tove (huvudansvarig) och Kajsa
- Se till att en dagordning finns tillgänglig senast ett antal dagar före varje styrelsemöte
1.13 ToDo-listan
Ansvarig: Tove
- Hålla koll på styrelsemedlemmars respektive uppgifter och ansvara för att påminna om dessa vid behov
1.14 Posthantering
Ansvarig: Anders
- Hämta, sortera och informera styrelsen om fysisk post som kommer till vår postbox enligt Policy om fysisk post
1.15 Projektledarkontakt
Ansvarig: Bea
- Ta in rapporter från projektledare inför varje styrelsemöte
- Vara uppdaterad om vad som sker inom projekten
- Vara den person inom styrelsen som projektledarna kan vända sig till när de vill kontakta oss
1.16 Policy-ansvarig
Ansvarig: Tove
- Ha koll på policys samt se till att de följs och är uppdaterade
2 Gemensamt ansvar
2.1 Genomföra verksamhetsplanen
2.2 Attestering
2.3 Årsmötet
- Planera samt genomföra
2.4 Följa spelreglerna
2.5 Överlämning
- Se till att det sker en god överlämning till nästkommande styrelse så de blir insatta i de verktyg som styrelsen använder, samt får goda förutsättningar att påbörja ett kvalitativt styrelsearbete så snart som möjligt efter att de träder in i sina roller
2.6 Intern kommunikation
- Hålla styrelsen underrättad om de uppgifter man utför
- Det räcker inte alltid med att genomföra en uppgift, ibland måste styrelsen få veta att det är gjort
- Svara på förfrågningar
- Att inte säga något alls är t.ex. inte detsamma som att svara nekande
- Hålla sig uppdaterad om vad som sker i styrelsen (t.ex.: läsa mail-listan)
- Kommunicera trevligt och respektfullt inom gruppen
