Policy för hantering av fysisk post

Version: 1.0.0

Antagen 2011-09-02

Denna policy beskriver hanteringen av den post som kommer till distriktets postbox.

Styrelsen utser postansvarig som verkställer nedanstående punkter.
All fysisk post som kommer till distriktets postbox, som inte uppenbart har kommit fel, ska öppnas och skannas, såvida inte något av följande kriterier uppfylls:
- Försändelsen är adresserad till en specifik person.
- Försändelsen bedöms som ointressant.
- Försändelsen är en faktura från en aktör på Lista över godkända betalningsmottagare.
Då postboxen tömts ska en sammanfattning som informerar om samtliga försändelser skickas till styrelsen via e-post. Den skannade posten ska tillgängliggöras digitalt i samband med utskicket.
Skannade fakturor ska läggas i postfacket ”Väntar på attest”, i distriktets lokal.
Försändelser ska läggas i postfacket ”Post” i distriktets lokal, såvida de inte är fakturor, eller adresserade till en specifik person med ett eget postfack då försändelsen ska placeras i detta.
Postfacket ”Post” ska tömmas efter varje styrelsemöte.
De försändelser som bedömts som ointressanta ska kastas direkt i papperinsamlingen eller papperskorgen, beroende på material.