Policy för utskick av årsmöteskallelse

Från UFS Wiki

Version: 1.0.0

Antagen 2011-09-02

Denna policy beskriver tillvägagångssättet vid utskick av årsmöteskallelse samt dokumentationen av detta. Policyn gäller då styrelsen kallar till ordinarie eller extra årsmöte.

Genomförande av kallelse

• Årmöteskallelse ska gå ut i enlighet med stadgarna § 2.3 Årsmötets beslutsmässighet, det vill säga senast tre veckor före mötet, till samtliga föreningar i distriktet. I fall av extra årsmöte gäller § 1.8 Extra årsmöte och kallelsen ska då gå ut senast två veckor före mötet.
• Utskicket sker per e-post, från ordförandes mailadress.
• Kallelsen skickas till den e-postadress som finns angiven som kontaktadress i Förbundet Unga Forskares medlemsregister. Skulle sådan uppgift saknas för någon förening används andra listor som kan innehålla kontaktuppgifter, exempelvis förbundskansliets årsrapporteringslista.
• Om distriktsstyrelsen har tillgång till en egen, mer aktuell, lista med kontaktuppgifter till föreningar ska kallelse skickas till både den adress som framgår av FUFs medlemsregister samt den som distriktet innehar om dessa skiljer sig åt.
• Kallelsen bör även skickas till de enskilda medlemmar vars mailadresser styrelsen innehar, samt till samtliga förtroendevalda inom distriktet och eventuella mötesfunktionärer.
• Kallelsen ska skickas som hemlig kopia till samtliga adresser.

Till kallelsen ska medfölja:

• Tid och plats för mötet
• Eventuell information om föranmälan
• Förslag till dagordning
• Förslag till mötesfunktionärer
• Förslag till arbetsordning för mötet
• Maximal röstlängd (förening, antal ombud)
• Eventuella förslag på stadgeändringar (Stadgar, § 1.7 Stadgeändring)
• Samtliga styrelsens motioner samt motioner från medlemmar som inkommit*

'*Notera att motioner accepteras efter att kallelsen skickats ut (Stadgar, § 2.1 Årsmöte) och då inte kan medfölja kallelsen.

Dokumentation av kallelse

Då kallelsen är genomförd ska följande noteras i årsmötesprotokollet under punkten Fråga om mötet är behörigen utlyst: ”Årsmöteskallelse har skickats ut i enlighet med den version av Policy för utskick av årsmöteskallelse som var giltig då kallelsen skickades ut (åååå-mm-dd)”, där datum ska infogas.