Styrelsemöte 08 2011 - 31/10-11
Från UFS Wiki
Innehåll
|
1 Närvarande
- Anders Lundkvist
- Daniel Kruczek
- Bea Bergström
- Kajsa Thilander
- Tove Verner-Carlsson
- Robert Lövlie (valberedning)
- Peter Ericsson/Coopdot (valberedning)
2 Mötets öppnande
Ordförande öppnade mötet kl. 18.32.
3 Mötesformalia
3.1 Mötesfunktionärer
Tove Verner-Carlsson valdes till mötesordförande.
Bea Bergström valdes till mötessekreterare.
Kajsa Thilander valdes till mötesjusterare.
Daniel Kruczek valdes till trivelsagent.
3.2 Mötets beslutsmässighet
Mötet fann sig vara beslutsmässigt enligt stadgarna § 2.6.
3.3 Godkännande av dagordningen
Styrelsen beslutade
- att dagordningen justeras löpande
3.4 Föregående mötesprotokoll
Föregående mötesprotokoll kan läggas till handlingarna.
4 Avstämning
4.1 Läget i styrelsen
Vad bör styrelsen fokusera på nu?
Daniel: Tycker att styrelsen ska satsa på att börja besöka föreningar. Har trappat ned på antal åtaganden.
Anders: Har haft sina tentor. Håller med om att föreningsbesöken bör komma igång ganska snart.
Bea: Har långa dagar på praktiken. Tycker också att föreningskontakt är en viktig punkt.
Kajsa: Har också ganska mycket men tycker att det är överkomligt. Föreslår fokus på föreningsbesök/studiebesök men även en julaktivitet.
Tove: Tycker att det är kul att många nämner föreningsbesök, som även är den punkt i verksamhetsplanen styrelsen inte riktigt har tagit tag i ännu. Påpekar också att stadgeändringen är viktig och bör genomföras. Läget är stabilt i övrigt.
Valberedningen: Har inte kommit så långt i sitt arbete som de hade önskat.
4.2 Ekonomi
Anders har gjort deklarationen för september, dock något försenat.
4.2.1 Resultatrapport
Det har inte funnits något behov att uppdatera resultatrapporten som presenterades på förra styrelsemötet.
Styrelsen beslutade
- att betrakta ärendet avslutat.
4.2.2 Skandiabanken
Vi har nu tillgång till kontot i Skandiabanken.
Styrelsen beslutade
- att betrakta ärendet avslutat.
4.2.3 Löneadministration
Roos har kommit med ett förslag på lösning angående löneadministrationen. Detta kommer att undersökas vidare.
4.2.4 Ekonomin i de externa projekten
Frågetecknen kring Meningsfull Fritids utrymme i budgeten har inte utretts vidare. Ingen förändring vad gäller de externa projektens ekonomi.
4.3 Post
Anders tömde postboxen senast för ett par veckor sedan. En postnyckel ligger i kassaskåpet så att även andra kan hämta posten vid behov.
5 Verksamhetsplanen
5.1 Föreningskontakt
Vi bör till att börja med ta reda på om föreningarna har någon specifik verksamhet att besöka. Tove föreslår att varje styrelsemedlem sätter sig in i ett antal föreningar (kontrollerar kontaktuppgifter, ringer upp etc.) som förberedelse inför föreningsbesöken. Det är inte nödvändigt att hela styrelsen åker på varje besök. Praktiskt vore även att involvera folk utanför styrelsen.
Daniel har inget emot att själv initiera kontakten med alla föreningar. Ärendet kan föras vidare på mailinglistan.
5.1.1 Medlemsnyhetsbrev
Inget medlemsnyhetsbrev har ännu skickats ut. Kajsa och Tove kan tänka sig att skriva ihop något under ett fredagsmöte eller liknande. Ambitionen är att det första medlemsbrevet ska gå ut inom en vecka.
5.1.2 Kontaktuppgifter till föreningar
Styrelsen beslutade
- att anse ärendet avslutat.
5.1.3 Hemsidan
Vi har ingen huvudansvarig för hemsidan. Den nuvarande hemsidan fungerar inte optimalt och kontakten med förbundets IT-grupp har inte lett någon vart. Ett alternativ är att ha en undersida på förbundets hemsida. Vi kan dock behålla domänerna (uf.se, ufs.se) och låta dessa peka vidare. Tove ska höra av sig till IT-gruppen igen.
5.2 Lokalen
KYSS har uppgivit att de har aktivitet i lokalen varje måndag, något som inte kan bekräftas utifrån närvarorapporteringen.
5.2.1 Nycklar
Postern, KYSS och Daniel har fått sina nycklar sedan förra mötet. Abbenay har dock ännu inte fått sin tredje nyckel.
Flera nyckelkvittenser saknas och borde samlas in. Nyckelkvittenser bör även skrivas för våra andra typer av nycklar: L36 (port, gård) samt postnyckel. Det vore också bra om en nyckelpolicy (Policy för hantering av nycklar) skrevs och antogs.
Nyckellistan ska nu vara korrekt. Redigeringsrättigheter har nyckelansvarig samt ordförande.
5.2.2 Eljobb
Omfattande eljobb i lokalen utfördes innan årsmötet, se bilaga 1. Kajsas pappa ska informeras om vad som har gjorts och kommer sedan att göra kompletterande arbeten.
5.2.3 Badrummet
På årsmötet framkom att distriktsmedlemmarna önskar ett badrum. Styrelsen tror dock inte att byggandet kommer att påbörjas innan årsskiftet.
Styrelsen beslutade
- att inte gå vidare med badrumsfrågan under denna mandatperiod.
Därmed avskaffas deadline och huvudansvariga.
5.2.4 Städning av lokalen
Städningen är bristfällig. Det skulle behövas ett rullande veckoschema för dammsugning och toalettstädning, där de olika verksamheterna i lokalen turas om.
5.2.5 Närvarorapporteringssystemet
Systemet ligger ofta nere p.g.a. krångel med servern. Frågan är hur mycket nytta vi egentligen har av en egen server. Det alternativa närvarorapporteringssystemet (GoogleDoc-spreadsheet) är en fungerande provisorisk lösning men möjliggör inte registrering av nytt medlemsskap. Eventuellt kan vi be IT-gruppen om hjälp. Ärendet förs vidare på mailinglistan.
5.2.6 Utlåning av lokalen
Utställningsgruppen (UGUUF) skulle ha lånat lokalen för möte nu till helgen, men har nu fått tillgång till förbundskansliet istället.
5.3 Nya, enskilda medlemmar
5.3.1 Kontaktuppgifter
Förra mötet: "Det behöver fortfarande utredas hur uppgifterna för Lingodeltagarna får hanteras. Det kan inte riktigt klargöras vilken typ av medlemmar de är i distriktet."
Anders föreslår att man skickar ut ett mail och undersöker intresset att stå kvar på UFS-listan.
5.4 Styrelsens interna struktur och organisation
5.4.1 Arbetsordning
Deadline: 2011-10-20. Huvudansvarig: Tove.
Ärendet har ej initierats.
5.4.2 Rutindokument för landstingskontakt
Deadline: 2011-12-31. Huvudansvariga: Tove och Kajsa.
Har ej behandlats sedan förra mötet.
5.4.3 Suppleanternas roll
Initiera: 2011-07-01. Klart: 2011-11-01. Huvudansvarig: Tove.
Har ej behandlats sedan förra mötet.
5.4.4 Styrelsens Kick-Off
Inget har skett.
Styrelsen beslutade
- att avskriva ärendet som diskussionspunkt på styrelsemötena.
5.5 Stadgar
Deadline: 2011-10-20. Huvudansvarig: Anders.
Styrelsen beslutade
- att flytta deadline för stadgerevisionen till årsskiftet.
5.6 Förbättrade relationer med resten av Förbundet Unga Forskare
Utställningsgruppen har fått tillåtelse att låna lokalen (men kommer ej att utnyttja detta).
UFS genomförande av det extrainsatta årsmötet har fått beröm från resten av förbundet.
5.6.1 Vad som pågår i förbundet
I början av december kommer ett julmingel att äga rum på kansliet, dit ledarna inom förbundet är inbjudna.
5.7 Externa projekt
5.7.1 Lingo 10/11
Rapport saknas.
5.7.2 Meningsfull Fritid 10
Slutrapport saknas. Kassörerna uppdras att kontakta Roos och höra efter vad som specifikt saknas.
5.7.3 Meningsfull Fritid 11
Rapport saknas.
5.8 Finansiering
5.8.1 Landstingsbidragsansökan
En kompletterande landstingsbidragsansökan har skickats in och mottagningsbekräftelse har erhållits.
Landstingsbidragsansökan behöver därmed inte hanteras på nytt förrän i oktober 2012. Redovisning av stöd lär dock behöva skickas in tidigare.
5.8.2 Kommunalbidragsansökan
Det har varit svårt att sätta sig in i reglerna för kommunalbidragsansökan. Styrelsen tycker att det finns en poäng i att söka bidraget och Robert Lövlie erbjuder sig att hjälpa till.
6 Övriga ärenden
6.1 Extrainsatt årsmöte
Årsmötet förlöpte bra. För vidare information hänvisas till mötesprotokollet.
6.1.1 Möteshandlingar
Protokollet inväntar fortfarande en underskrift.
6.2 Övrigt från handlingsplanen
6.2.1 Utredning om demokratiska principer
Initiera: 2011-07-01. Klart: 2011-10-01. Huvudansvarig: Daniel. Frågeställning: Hur kan styrelsen öka sitt ansvarstagande för att demokratiska principer efterlevs och upprätthålls?
Inget har gjorts sedan sist. Daniel har inte någon plan i nuläget men ska kontakta Tove Ladberg angående bra kurser att gå på.
6.2.2 Utredning om Lingo
Initiera: 2011-06-15. Klart: 2011-10-01. Huvudansvarig: Bea. Frågeställning: Bör UFS driva Lingo i fortsättningen och i så fall i vilken form?
Frågan är nästan färdigutredd men behöver diskuteras inom styrelsen.
6.2.3 Utredning om hur man förebygger trakasserier
Initiera: 2011-07-01. Klart: 2011-10-01. Huvudansvarig: Kajsa. Frågeställning: Hur kan vi förebygga trakasserier inom organisationen?
Oförändrat sedan senaste mötet, men Kajsa har pratat med Tove Ladberg. Det finns idéer på att upprätta en handlingsplan men även skicka ut ett mail där vårt ställningstagande tydligt framgår.
Viktiga steg i arbetet har även varit införandet av trivselagenter samt planer på gemensamma aktiviteter (t.ex. ett julevenemang).
6.3 Projektbidragsansökan från SUGA
SUGA har ännu inte inkommit med någon redovisning. Jonas Hofmann har meddelat att vissa förändringar har skett i den ursprungliga budgeten, som styrelsen dock har givit samtycke till.
6.4 Ny projektbidragsansökan från KKK
KKK har inkommit med en "kompletterande ansökning ur lokalprojektfonden för fotoworkshops". Styrelsen upplever några oklarheter i ansökan och kommer därför att kontakta Roos före beslut. Ärendet förs vidare på mailinglistan.
7 Beslut från mailinglistan
7.1 Projektansökan från UFS lokalprojektsfond: Fotoworkshops i lokalen
Styrelsen beslutade på mailinglistan
- att (1) KKK:s projektbidragsansökan beviljas i sin helhet
Se bilaga 2.
8 Mötets avslutande
8.1 Mötesutvärdering
Trivselagentens rapport: Inga anmärkningar förutom att mötet gled "off-topic" ibland.
Anders: Bra möte, föredömligt kort, kul att ha valberedningen på besök.
Daniel: Kort och bra möte, trevligt med halloweenpynt och godis.
Tove: Skönt att flera ärenden avslutades. En sten har lyfts från styrelsens axlar i och med att lokalfrågan lösts.
Kajsa: Kort och koncist möte som ändå tog upp det som behövdes.
Bea: Instämmer i ovan.
Valberedningen: Formellt möte på ett uppfriskande sätt. Imponerande att vi blev klara så tidigt.
8.2 Mötets avslutande
Mötesordförande avslutade mötet kl 20.16.
| Mötesordförande | Mötessekreterare | Justerare |
|---|---|---|
|
|
|
|
| Tove Verner-Carlsson | Bea Bergström | Kajsa Thilander |
