Styrelsemöte 09 2010 - 27/9-10
Från UFS Wiki
1 Närvarande
Tobias Nilsson
Tove Verner-Carlsson
David Borg
Petter Blomberg
Roos
Hedvig Skirgård
Uffe UFS
2 Mötets öppnande
Ordförande öppnar mötet kl 18.30
3 Mötesformalia
3.1 Val av mötesfunktionärer
Tobias väljs till mötesordförande
Tove väljs till mötessekreterare
Hedvig väljs till justerare
3.2 Mötets beslutsmässighet
Mötet finner sig vara beslutsmässigt enligt stadgarna §11.
3.3 Godkännande av dagordningen
Beslut att dagordningen justeras löpande.
3.4 Föregående mötesprotokoll
Kan inte läggas till handlingarna.
4 Permanenta ärenden
4.1 Ekonomi
Kassörens lön har diskuterats och attesterats via mailinglistan. Kassören håller på att byta bokföringsprogram till ett billigare och bättre. Landstingsbidraget del två har inkommit.
4.2 Post
Ingen intressant post har inkommit.
4.3 Lokalen
4.3.1 Rapport
David har pratat med Daniel. Det enda som hänt sedan föregående styrelsemöte är att köket städats - vi tycker dock inte detta är "bara" utan mycket bra! Proxi har erbjudit sig att hjälpa till att köra skrot. Roos har börjat på riktlinjerna sedan förra mötet men är ej klar, fortsätter med detta till nästa möte.
4.3.2 Vad gör vi nu?
- Föreningsbesöken bör påbörjas, se punkt 6.3
- Ta in offerter för badrummet.
- Få bort skrotet. Roos kollar upp proxis samarbetsvilja ang skrot och rapporterar till mailinglistan.
- Eljobbet behöver bli klart. Kan vi inte fixa detta själva är det dags att ta in någon profesionell. Roos kollar upp eventuella priser på onsdag och rapporterar till mailinglistan. Uppföljning på fredagens (101001) arbetsmöte.
Vi anser att om skrotet fås bort och eljobbet blir klart är lokalen i brukligt skick och det som återstår är badrummet samt verksamhet.
4.3.3 Badrummet
Det måste börja tas in offerter om det ska hinna bli klart. David påminner Daniel om detta, så att Daniel antingen kan göra det själv, uppdra någon annan i lokalgruppen eller återkomma till styrelsen för annan lösning.
4.3.4 Mediaspelare
Den är inköpt men dessvärre inte kompatibel med Roos utlånade ljudsystem. Vi ålägger lokalgruppen att lösa detta.
Styrelsen finner underpunkten avskriven.
4.4 Rapport från Projektledare
4.4.1 Lingo 09
En BOE kvarstår, samt sammanräkning.
4.4.2 Lingo 10
Johan klarar inte av att vara projektledare för projektet. Projektet har beslutat att flytta genomförandet av projektet till våren, en miniversion av olympiaden ska dock genomföras under hösten. Ett förankringsarbete har påbörjats gällande flytten av evenemanget. En ny projektplan har påbörjats. Projektet söker för närvarande pengar för att kunna skicka deltagare till IOL som kommer vara i USA 2011. Tanken är att lingolympiaderna i längden inte ska belasta UFS ekonomi i lika stor utsträckning. Projektet vill börja fondera sina ekonomiska medel, och diskuterar gärna detta med styrelsen, specifikt kassör.
Vi beslutar att utse Hedvig och Roos gemensamt till nya projektledare för Lingo 10 med omedelbar verkan. De ersätter Johan.
Vi beslutar att döpa om projektet till Lingo 11.
4.4.3 IOL10
Några BOE kvarstår, samt sammanräkning.
4.4.4 Meningsfull Fritid 10
Ligger på is tills IOL är avslutad.
4.4.5 Ung08 10
Några BOE ska fortfarande skickas in.
Oscar har skickat in rapport från projektet. Fil:Ung 08-10.pdf
Vi beslutar att lägga rapporten till handlingarna.
4.5 Skvaller från FUF
FS-toppen samt GS gillar vegetariskt och äter på Greens villa.
5 Gamla ärenden
5.1 Landstingsbidraget
Landstingsbidragets andra del har kommit in, samma summa som den första delen.
Styrelsen anser ärendet avslutat.
5.2 Dokumentation och Protokoll
Se lista under Status för protokoll 2010
Protokollen måste börja bli klara. Klas uppmanas att styra upp detta snarast, han kommer även att bli kontaktad av Tobias.
Tove ansvarar för Raquels underskrift till protkoll för Styrelsemöte 4 2010 - 22/4-10.
Vi beslutar att mötessekreterare hädanefter alltid skriver protokoll under mötets gång, och i största möjliga utsträckning har protokollet klart före vederbörande lämnar kansliet. Vi rekommenderar även att protokollet ska vara justerat på wikin före nästa möte. Mötessekreteraren åläggs att skicka ett mail till övriga mötesfunktionärer då protokollet är färdigskrivet på wikin.
5.3 Studieförbund
Roos har inte hunnit arbeta med detta men kommer göra det framöver.
5.4 Studiebesök på Fonetiken och datalingivistken
Bollen ligger hos motparten men det verkar inte hända så mycket. Ärendet avskrivs tills vidare.
5.5 Rådande situation i UFS
Situationen diskuterades internt, bland annat lokalen och ledamöters respektive arbetsinsatser.
5.6 FUFs medlemsregister
En ny krav spec har tagits fram av FUFs kansli. Detta verkar gå framåt och drivs av FUFs kansli. Vi har fått information och anser ej detta vara ett ärende för UFS styrelse (intresserade medlemmar ansvarar själva för sin egen underrättelse). Ärendet avskrivs.
5.7 FS utredning om intern kommunikation
Utredningen ser ut att vara lagd till handlingarna och finns som bilaga till mötesprotokoll FS 10-4, tillgängligt på FUFs hemsida. Förhoppningsvis innebär den förbättringar. Ärendet avskrivs.
5.8 Distrikts- och medlemsutvecklare
Tobias ber hela styrelsen läsa igenom mailet (subject: "[ufs-styrelse] Fwd: Hej UFS!")till fredagsens (101001) arbetsmöte då dessa diskuteras. Kan man ej närvara då uppmanas man kommentera i mailtråden. På fredag beslutas även huruvida distriktet vill ha ett möte med Tove L, samt när detta i så fall bör inträffa. Detta går ut på styrelsens mailinglista.
5.9 Samarbeta med CX
Ksenia har för mycket att göra och kan ej driva detta, tyvärr verkar heller ej någon annan kunna det och projektet kring UK 10 har ställts in. Ärendet avskrivs.
5.10 Avhopp i styrelsen
Raquel sitter inte kvar i styrelsen.
5.10.1 Nyckel
Raquels nyckel finns hemma hos Tove och återlämnas snarast till kassaskåpet.
5.10.2 Underskrift av protokoll
Se punkt 5.2
Tove ansvarar för att inkräva denna underskrift.
5.10.3 Rutiner för avhopp
- Avhopparens resurser så som nycklar gås igenom.
- Avhopparens ansvar måste gås igenom och fördelas.
- Avhopparens släpande uppgifter måste tas om hand, ex underskrifter.
- Huruvida en suppleant bör väljas in diskuteras och beslutas om.
Rutiner bör finnas bland policydokumenten. Uppdras åt policyansvarig eventuellt framtida fredagsmöten.
5.11 Solglasögon
Ingen bidragsansökan har inkommit.
5.12 Kick-Offen
Klas blev sjuk, men Tove och David var där. Bland annat initierades en krishanteringsplan för distriktet, hur kontakten med skolor och lärare diskuterades samt en hel del annat. Protokoll från ordförandekonferansen har gått ut på mailinglistan.
6 Nya ärenden
6.1 Ansvarsfördelning
Vi uppdrar framtida fredagsmöten samt mailinglistan att utforma ett nytt förslag på ansvarsfördelning, samt skicka ut detta för respons från berörda, så att en ny version av ansvarsfördelningen kan antas framöver.
6.2 Borgs avresa
Sker den 1 oktober. David målsättning är att vara aktiv och nåbar via mail. Han återkommer i december. Detta tas lämpligt i beaktande vid revideringen av ansvarsfördelningen (se punkt 6.1).
6.3 Föreningsvård
Det finns planer på att åka ut och besöka föreningar och deras verksamheter. Roos tänker sig att driva detta.
Vi beviljar en uppstartsbudget på 1 000 kr från lokalens budget.
6.4 Överlämning
Vilka resurser har vi, vilka verktyg använder vi, vad är det relevant att föra vidare till nästa styrelse?
En överlämningskategori bör skapas på wikin. Styrelsen uppmanas att fundera vidare på detta.
6.5 Årsmötet 2011
Verksamhetsberättelse, budgetuppföljning, verksamhetsplan och budgetproposition är mycket viktiga dokument. Det är dags att ta tag i dessa och börja jobba med dem.
Vi beslutar preliminärt datum för årsmöte 27 februari 2011.
6.6 UG vill låna UFS lokal
Utställningen Unga Forskares (UUF) projektgrupp Utställningsgruppen (UG) behöver lokal att vistas i 8-10 oktober.
Vi beslutar att de får låna lokalen.
7 Beslut från mailinglistan
Inga beslut har tagit på mailinglistan sedan föregående möte.
8 Mötets avslutande
Mötesordförande avslutade mötet kl 20.29
