UFS:Styrelsemöte 9 2008 - 18/12-08
Från UFS Wiki
1 Närvarande
- Ordförande John Jensen
- Kassör Victor Björklund
- Ledamot Klas Meder Boqvist
- Ledamot David Borg
- Ledamot Per-Anders Staav
- Ledamot Tobias Nilsson (Kom vid punkt 8.2)
- Suppleant Roos
- Suppleant Petter Blomberg (Kom vid punkt 8.3)
- FUF-anställd Irma Ortega
- FUF-anställd Daniel Larsson (Gick efter punkt 8.3)
2 Mötets öppnande
Ordförande John förklarade mötet öppet 18:55.
3 Val av mötesfunktionärer
John valdes till mötesordförande Klas valdes till mötessekreterare David valdes till justerare
4 Föregående möte
Vi gick i genom protokollet och la till punkter i dagordningen som behövdes diskuteras igen.
5 Rapporter
5.1 Förseningsavgifter, Skatteverket
Victor har pratat med skatteverket och fått de flesta förseningsavgifter att strykas. Han har lagt ungefär 2h på det än så länge.
5.2 Lösningar för arvodering
Roos arbetar på att hitta alternativa lösningar på att betala ut arvodering, för att slippa administrationen. Han har hittat ett externt företag som tar 6% i avgift för att sköta administrationen, men är lite osäker på om vi kan använda dem.
Roos kollar med revisorn om det externa företaget är ett användbart alternativ.
5.3 Pengar till Svenska Lingolympiadföreningen
Svenska Lingolympiadföreningen är i stort behov av att det tidigare beviljade projektbidraget betalas ut för att kunna betala sina fakturor.
Svenska Lingolympiadföreningen vill att pengarna för filmvisningprojektet betalas ut till det konto som är rapporterat i FUFs databas.
5.4 Möte med Revisorn
Roos kommer snart att träffa vår godkända revisor för att ställa några frågor. Listan med frågor ser för närvarande ut som följer:
- Löneadministration, extern eller intern, moms
- Registrering som allmännyttig (krävs det?)
- Schablonersättning för telefonkostnader
- Högre milersättning för stor bil
- Moms mellan medlemmar inom en ekonomisk förening
- Skatteregler för att betala mat vid idéellt och betalt arbete
5.5 Föreningskontakter
John har varit på FUFs kansli i förra veckan och ringt runt till nästan alla föreningar.
5.6 Södra Latins-språksällskap (punkten togs efter PGP-nyckel)
Tobias har varit i kontakt med dem. På tidigare möte hade vi invändningar mot att de skulle göra vinst på det café som skulle finansieras av oss, dock så verkar det som pengarna ska gå tillbaka till föreningen så att de kan klara sig utan bidrag i framtiden.
6 Post
6.1 Ingen har kollat posten
Joakim har inte kollat posten på ett tag, och verkar inte hinna göra det före jul.
Pa tar på sig att kolla posten imorgon fredag genom att ta nyckeln från Klas. Pa mailar ut ocr-nummrena på fakturor till listan så de kan bli betalda före nyår.
7 Diskussionspunkter
7.1 Meddelande från valberedningen
Valberedningen önskar att de som inte svarat på mailet, om man ställer upp för omval, gör det.
7.2 Årsmötet
Vi pratade lite om motionsworkshops, verksamhetsberättelsemöte och kombination av inflyttningsfest med årsmötet.
Roos börjar arbeta på ett utkast till verksamhetsberättelse. Vi ska inte kombinera årsmötet med inflyttningsfest.
8 Beslutspunkter
8.1 BOEr innan nyår
För att underlätta bokföringen så ska så många BOEr som möjligt betalas ut innan nyår.
BOEr ska försöka färdigställas och läggas i brevlådan på polhelmsgatan 38 senast 3:dje dagen efter jul, alternativt bara innan den tid som Victor mailat att han ska vara där. Victor ser till att komma in till polhelmsgatan och betalar BOEs innan årsskiftet.
8.2 PGP-nyckel
Roos känner ett behov att vid eventuell tvist kunna bevisa vilka mail som han skickat.
Roos begär att få sin publika PGP-nyckel förd till protokollet (bilaga 1). Roos visar hur man använder den för de som vill veta.
Tobias ankom.
8.3 Föreningsbidrag
De 3 olika förslagen Buffert (bilaga 2), Skuld till föreningarna och Ignorera diskuteradets. Buffert innebär sammanfattat att vi hoppar över oriktat föreningsstöd 2008 men flyttar 2009 års stöd 11 månader tidigare. Skuld till föreningarna innebär att vi registrerar i bokföringen en skuld som betalas ut under 2009. Ignorera innebär att vi inte gör något bokföringsmässigt och får ta problemet under det nya året. Stadgarna reglerar inte alls föreningsstöd, och verksamhetsplanen kräver inte att vi har oriktat föreningsstöd alls så inget av alternativen är ett problem att välja.
Petter ankom.
Styrelsen beslutade att välja alternativ Buffert.
Daniel gick.
8.4 Ekonomisk rapport till projekt
Meningsfull Fritid behöver ha en ekonomisk rapport senast i slutet av januari för att kunna visa för Ungdomsstyrelsen. Lingolympiaden har ett akutare behov, de skulle igentligen rapportera till FUF vid årsskiftet men har fått uppskov till mitten av januari. Hedvig behöver en lista över kostnader för lingolympiaden så att hon kan tala om om de är lingo07 eller lingo08.
8.5 Bokföringen
Bokföringen har inte sköts som den borde och nu är det ont om tid för Victor att sätta sig in i hur man gör bokslut och sådant. Petter har som har varit kassör i UFS under 3 år tidigare har tid att sätta sig ned och göra det arvoderat från den 8 januari.
Styrelsen beslutar att ge Petter uppdraget att bokföra UFS 2008 med en lön på 130kr/h med ett tak på 5000kr. Styrelsen ger styrelsen på mailinglistan mandat att höjja taket om det behövs.
8.6 Poster i 2009 års styrelse
Roos föreslår att vi kontakter valberedningen med en lista på poster som vi tycker att UFS styrelse behöver innehålla.
Styrelsen beslutar att tillsätta en arbetsgrupp med målet att ta fram en sådan lista. Arbetsgruppen består av Klas Meder Boqvist och Petter Blomberg. Arbetsgruppen ska så snart de är klara rapportera till styrelsemailinglistan för att få ett ok att skicka den till valberedningen.
8.7 Takbelysning i lokalen
EL-gruppen pressenterade ett förslag på placering och uppdelning av lysrör i lokalen.
- 1 lysrör i Mysrummet
- 2 lysrör i Hallen
- 3 lysrör i Konferensrummet
- 3 lysrör i Köket
Styrelsen tyckte att det var bra, och gav klartecken för montering.
8.8 Södra Latins-språksällskap bidragsansökan
Södra Latins-språksällskap sökte till förra mötet 18 000kr från oss (bilaga 3). Tobias har varit i kontakt med dem sen dess.
Styrelsen beslutade att se till att de får de 18 000kr på ett eller annat sätt (Projektbidrag 08/09, oriktat föreningsstöd...)
8.9 Avtal Upptäckarkursen (UK)
Avtal om finansiering av UK från FUF.
Styrelsen beslutar att John ska skriva på det avtalet.
8.10 Nästa styrelsemöte
Nästa styrelsemöte enligt den antagna standardtiden krockar med Upptäckarkursen.
Styrelsen beslutar att flytta styrelsemötet den 18/1-09 till 11/1-09 kl 13, kl 12 för mat. Styrelsen beslutat att det mötat ska börja som att avslappnat diskussionsmöte för att skapa verksamhetsberätterlse mm. inför årsmötet. Styrelsen beslutar att det riktiga, protokollförda, styrelsemötet börjar kl 18.
8.11 Victors nya förening
Victor har för avsikt att skarta en ny förening som ska göra coola saker, som kemiska experiment. Han undrar följaktningen om UFS är intresserad att sammarbeta med den.
Styrelsen tycker det verkar bra.
Det verkar vara saker som TEND-föreningen skulle kunna vara bra att användas till, men den fungerar inte än. Tobias säger att han tänker arbeta för att TEND-föreningen ska börja fungera.
8.12 Kick-OFF
Det är mycket en nyvald styrelse har att göra, så att planera och genomföra en Kick-OFF rinner ofta ut i sanden. Därför föreslås att Den avgående styrelsen är den som planerar den.
Styrelsen tycker att det verkar som en bra idé. Styrelsen tillsätter en arbetsgrupp för att komma på idéer, hitta datum och börja planera den. Arbetsgruppen består av Klas Meder Bovist, David Borg och Tobias Nilsson.
8.13 Styrelseträffar
Klas föreslår att styrelsen bör träffas minst en gång i månaden för mindre officiella träffar. Syftet är att kunna diskuter igenom saker och skriva beslutsunderlag och därmed minska på mötestiden på vanliga möten.
Styrelsen tycker att det verkar vara en bra idé.
8.14 Bok om idéella föreningar
Roos har hittat en mycket gammal men bra bok om idéella föreningar i våra bokhyllor. Han efterfrågar att få köpa in en ny uppdaterad version.
Styrelsen ger Roos mandat att köpa in en ny utgåva för max 500kr.
9 Mötets avslutande
Ordförande John förklarade mötet avslutat.
| Mötesordförande | Mötessekreterare | Justerare |
|---|---|---|
|
|
|
|
| John Jensen | Klas Meder Boqvist | David Borg |
